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Tout savoir sur les avantages d’avoir un outil de gestion locative

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La gestion locative est une activité qui prend du temps. Qui plus est, nul n’est à l’abri d’une erreur ou d’un oubli. Il est alors opportun de déléguer cette gestion auprès d’un professionnel ou de se faire aider par un outil spécialisé.

Pour cela, vous pouvez utiliser un logiciel vous permettant d’automatiser certaines tâches et de faciliter la gestion de votre bien. C’est un véritable plus aussi bien pour vous que pour votre locataire.

Les avantages d’un logiciel de gestion locative sont multiples :

  • automatisation des tâches répétitives ;
  • interface pour toutes les parties : gestionnaire et locataire ;
  • organisation des informations : collecte, tri et classification ;
  • harmonisation des process et suivi des échéances ;
  • simplification de recherche et de récupération de documents liés à la gestion du bien aussi bien pour le propriétaire-bailleur que pour le locataire ;
  • sécurisation des données ;
  • possibilité de payer son loyer en ligne.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion locative ?

Un logiciel de gestion locative est une plateforme informatique qui permet de gérer l’ensemble des tâches inhérentes à la gestion d’un bien immobilier mis en location. Interactive et collaborative, elle assure un suivi optimal pour toutes les parties prenantes :

  • gestionnaire professionnel : agences immobilières, bailleurs sociaux et foncières ;
  • propriétaire-bailleur ;
  • Locataire

Il existe plusieurs types de logiciel qui s’adaptent à vos besoins et à votre budget. Les différentes solutions offrent la possibilité d’avoir une vision globale de la gestion de vos biens mis en location. Tout est centralisé pour simplifier au mieux les tâches à effectuer.

Un logiciel de gestion locative offre une multitude de services :

  • publication d’une annonce de location sur des plateformes de recherche de biens ;
  • aide au choix du locataire : dépôt d’un dossier, vérification des pièces justificatives, sélection des dossiers ;
  • rédaction du contrat de bail ;
  • possibilité de mettre en place une garantie contre les loyers impayés ;
  • formalisation des différentes visites et des états des lieux ;
  • envoi des appels de loyers et des quittances de loyer ;
  • paiement des loyers ;
  • gestion des retards de paiement des loyers ;
  • aide à la déclaration fiscale ;
  • paiement des charges et des prestataires éventuels (pour des travaux par exemple) ;
  • aide aux formalités juridiques et administratives ;
  • restitution du dépôt de garantie ;
  • etc.

C’est un véritable outil d’aide pour gérer au mieux votre ou vos biens immobiliers mis en location.

Quels sont les avantages d’avoir un outil de gestion locative ?

Les avantages d’un logiciel de gestion locative sont nombreux et permettent tous de vous faire gagner du temps et d’éviter les risques d’erreur et les oublis.

L’automatisation des tâches manuelles

Une plateforme de gestion immobilière offre la possibilité d’automatiser des tâches répétitives et chronophages comme la rédaction d’un contrat de location, l’envoi des quittances de loyer ou l’envoi d’un avis de recouvrement suite à un retard de paiement.

L’automatisation de ces tâches vous permet de réduire considérablement votre charge de travail administrative. Vous pouvez ainsi consacrer davantage de temps à des tâches plus stratégiques. Vous pouvez être plus efficaces pour les activités qui nécessitent une présence de votre part, sans automatisation possible.

L’optimisation de l’organisation de gestion immobilière

L’outil de gestion locative centralise toutes les informations utiles aussi bien pour vous que pour votre locataire. Mais en plus de cela, vous pouvez les trier et les classer pour mieux les utiliser ensuite. Plus besoin de faire des piles de dossiers dans un placard, tout est informatisé et simple à retrouver. Vous avez un accès clair et précis à chaque élément essentiel de votre gestion locative. Vous évitez ainsi la perte d’un document important ou un oubli éventuel. Le logiciel est là pour vous aider à penser à tout.

De plus, la plateforme de gestion locative harmonise les process et permet d’intégrer des rappels d’échéances liées à la gestion d’un bien immobilier loué. Vos tâches sont organisées et planifiées selon l’étape du processus de location (candidature, vie de la location, départ). Vous réduisez grandement le risque d’oublier un élément important.

Au-delà d’améliorer l’expérience pour votre locataire, vous optimisez pleinement votre organisation. En effet, la recherche ou la récupération d’une information sont facilitées grâce à la centralisation et à la classification des données.

Plusieurs outils disponibles pour le gestionnaire, mais aussi le locataire

Dans les avantages du logiciel de gestion locative, il y a le fait d’avoir une interface gestionnaire et une interface locataire. Chacun peut suivre aisément son dossier de location lié à un bien en particulier.

Le gestionnaire, qu’il soit un professionnel de l’immobilier ou non, peut tout suivre précisément et en temps réel grâce à une synchronisation des données de sa gestion locative :

  • gestion des documents administratifs ;
  • état des lieux ;
  • comptabilité ;
  • suivi des paiements (loyers, charges, etc.) ;
  • candidatures ;
  • etc.

Le gestionnaire a ainsi une vision d’ensemble de son parc de biens locatifs avec notamment la disponibilité des logements s’il y en a plusieurs.

Certains outils comme l’extranet de chez Ublo sont particulièrement efficace et optimisé. Le locataire a accès à tous ses documents (contrat de bail, état des lieux, quittance de loyer, etc.). Il peut aussi mettre à jour son dossier en temps réel (assurance habitation par exemple). Le locataire possède son accès personnel pour retrouver toutes ses informations, payer son loyer ou encore remonter des incidents liés à son logement loué.

La sécurisation des données

En choisissant un logiciel de gestion locative, vous sécurisez les données. Les informations sont centralisées de manière externalisée pour être stockées et sécurisées sur un serveur dédié. Cela permet de réduire les risques de piratage, de virus ou de failles informatiques.

Le paiement en ligne

L’un des avantages du logiciel de gestion locative est aussi de permettre au locataire de payer son loyer en ligne directement sur la plateforme. Vous recevrez ensuite automatiquement le règlement de manière sécurisée et automatique. Le suivi du paiement des loyers se fait par ailleurs automatiquement, avec une relance programmée en cas de retard.

Les nombreuses fonctionnalités de ces outils facilitent la gestion locative grâce à un accès simple, une automatisation des tâches chronophages et répétitives ainsi qu’une sécurisation des données.

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